Koldi ist ein Baukastensystem. So hat der Kunde im Rahmen des Angebots beispielsweise die Wahl, ob er seine Belege selbst einscannt oder ob die Koldi GmbH die Scanarbeiten übernimmt. Zudem entscheidet der Auftraggeber, in wie weit er die Buchhaltung (Bilanzierung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung) bearbeitet oder Teilaufgaben von Koldi erledigen lässt.
Nach der Digitalisierung der Belege kann der Kunde den Angaben nach über eine sichere Internet-Verbindung (SSL Verschlüsselung + Zertifikat) auf ein revisionssicheres Archiv zugreifen. Die digitalisierten Papiere sind sicher aufbewahrt und stehen unter Aufsicht einer Steuerberatungsgesellschaft. Der Kunde hat auch die Möglichkeit, andere Personen wie beispielsweise einen Steuerberater für den Zugriff in Koldi zu autorisieren. Ein weiterer Vorteil besteht laut Anbieter darin, dass Belege und Buchung im System auf Dauer verknüpft sind. Dies erleichtere das Suchen nach Unterlagen erheblich.
